Validacija organizacije za VMC: Objašnjenje zahteva za dokumentaciju

Validacija organizacije je ključni korak u procesu dobijanja VMC-a, jer osigurava da samo legitimne kompanije mogu prikazivati svoje logotipe u email klijentima.
Certificate Authorities (CA) koriste ovaj proces da provere pravni status vaše firme, identitet i ovlašćenje za korišćenje zaštićenog logotipa, čime se štiti od prevara i zloupotrebe.

• Dokumenti o registraciji firme: Dostavite zvanične dokumente koji potvrđuju pravni status vaše organizacije, kao što su sertifikat o osnivanju, poslovna licenca ili registracija kod nadležnog državnog organa.
• Verifikacija aktivnog statusa: CA će proveriti da je vaša firma aktivna i u dobrom stanju. To može zahtevati nedavne godišnje izveštaje, poreske prijave ili sertifikat o dobrom stanju firme od lokalne vlasti.
• Potvrda fizičke adrese: Dostavite dokaz o fizičkoj adresi organizacije, kao što je novi račun za komunalije, izvod iz banke ili korespondencija od državnog organa. Adresa mora biti u skladu sa podacima iz registracije firme.
• Identifikacija ovlašćenog potpisnika: Navedite osobu ovlašćenu da podnese zahtev za VMC u ime vaše organizacije. Ovo može zahtevati notarski overeno pismo ovlašćenja, odluku upravnog odbora ili drugi zvanični dokument.
• Dokaz o vlasništvu domena: Pokažite kontrolu nad domenom za koji se traži VMC. Ovo se obično vrši putem verifikacije emailom, DNS TXT zapisa ili postavljanjem fajla na vaš sajt, prema uputstvima CA.
• Dokumentacija o žigu: Dostavite sertifikat ili zvanični zapis o registrovanom žigu, vodeći računa da logotip tačno odgovara registrovanom žigu.

• Organizaciona šema ili struktura: Za složene organizacije može biti potrebna šema koja prikazuje odnos između matične firme, filijala ili povezanih subjekata, posebno ako je žig u vlasništvu druge organizacije..
• Licencni ugovori: Ako vaša organizacija nije direktni vlasnik žiga, dostavite formalni licencni ugovor koji vam daje pravo korišćenja žiga u svrhu VMC-a.
• Dokazi o kontroli kvaliteta: Za licencirane žigove, uključite dokumentaciju koja pokazuje nadzor vlasnika žiga i odredbe o kontroli kvaliteta.

• Nepodudarni podaci: Proverite da svi dostavljeni dokumenti koriste isti pravni naziv i adresu kao što su navedeni u vašim evidencijama o žigu i domenu.
• Istekla ili nepotpuna dokumentacija: Podnosite isključivo važeće i zvanične dokumente. Zastarela, nepotpisana ili nepotpuna dokumentacija može dovesti do značajnih kašnjenja u procesu odobrenja.
• Nejasno ovlašćenje: Jasno identifikujte i dokumentujte osobu ovlašćenu da zastupa organizaciju u postupku izdavanja VMC sertifikata. Uverite se da njeno ime, funkcija i kontakt podaci odgovaraju onima u dostavljenoj dokumentaciji — to je ključno za brzu proveru i potvrdu od strane sertifikacionog tela (CA).